Apprendre à mieux s’organiser quand on est entrepreneure est l’une des premières étapes à intégrer pour gagner un temps précieux dans ton quotidien.
Pour moi, être à son compte était synonyme de liberté, de flexibilité et d’autonomie (freedoooooom 🤩). Sauf que sans une organisation rigoureuse, tu réaliseras vite que cela devient un long, très looooong processus, pour atteindre tes objectifs et réussir en ligne.
Je te partage donc mes propres astuces qui m’ont aidé à toujours rester motivée, concentrée et efficace, même après 8 ans d’entrepreneuriat.
Se créer des rituels.
Se créer des rituels est un moyen d’ancrer une routine et de commencer ta journée sans te poser de questions et sans charge mentale supplémentaire.
Pour moi, ce qui a réellement révolutionné ma façon de m’organiser a été l’une des choses les plus simples et sympa à mettre en place.
Chaque dimanche soir, je prends 15 minutes pour effectuer le rituel suivant :
✅ Je fais le point pour réaliser tout ce qui a été accompli durant la semaine passée.
🎯 Je me fixe mes 3 objectifs prioritaires pour la semaine à venir.
📋 Je liste les actions qui en découlent.
📆 Je planifie ces actions dans mon agenda.
Le gros avantage pour moi : cela me libère une charge mentale énorme !!
Je n’ai plus de « To do List » qui fait la taille d’un parchemin, et j’en vois le bout ! Chaque liste de tâches est définie par semaine, puis intégrée dans ma planification quotidienne avec mes priorités du jour, me permettant d’avoir une meilleure clarté mentale dans mes actions.
Autre rituel : je prépare tout la veille. Comme je sais exactement ce que je dois faire chaque jour, je prépare mon espace de travail la veille avec toutes les informations et les logiciels à utiliser, en préparant tout ce dont j’ai besoin afin d’éviter de me laisser distraire dès les premières heures de la journée.
À savoir que le fait de terminer mes actions le dimanche soir est un non-négociable. Avoir une date limite fixée chaque semaine me permet d’éviter la procrastination et d’avoir une échéance sur mes objectifs. J’essaie donc d’être toujours réaliste tout en me lançant des défis pour pouvoir avoir une semaine optimum sans finir en burn-out.
Les bons outils pour mieux s’organiser quand on est entrepreneure.
S’il y a bien une chose que j’ai appris au cours de ces dernières années, c’est qu’un outil de productivité ne t’aidera pas forcément à être plus productive. J’ai moi-même testé de nombreux logiciels entre Asana, Notion, ClickUp et bien d’autres, et passé des heures à apprendre à m’en servir.
Résultat?
Je passais plus de temps à paramétrer mes espaces, automatisations, imbrications de tâches, qu’à faire la tâche elle-même !
J’ai donc opté pour une organisation beaucoup plus minimaliste.
Et au risque de te décevoir, l’outil de gestion de temps principal que j’utilise aujourd’hui s’appelle… Google Agenda.
Il est gratuit, disponible en ligne, et ultra simple.
Voici comment je procède :
➢ Je fais des blocs de temps pour mes activités récurrentes (j’écris ces articles de blog chaque jeudi matin, ma newsletter chaque vendredi matin, …). Ces blocs sont donc automatiquement recréés chaque semaine.
➢ Je liste mes tâches par catégories (dans tasks de Google). Cela me sert plus de pense-bête et pour décharger mon cerveau et mes idées, car tout ne sera pas traité dans la semaine.
➢ J’intègre des blocs de temps de « non négociables » avec du temps pour moi. En l’occurrence pour moi, il s’agit du sport chaque jour.
➢ Je me fixe une journée de « back up » pour les imprévus ou les sorties (sachant que je travaille 7 jours sur 7). Cette journée est un peu la variable d’ajustement en fonction des opportunités du moment, des envies (faire un break) et de mon environnement social.
➢ Je complète les blancs avec des blocs de temps par catégorie suivant mes objectifs de la semaine.
En finalité, cela donne quelque chose comme ceci.
Pour ma part, j’ai divisé mon planning en sous-catégories de couleur (« Réseaux sociaux », « Coaching », « Sport », « Perso », …) dans le but d’avoir un aperçu hebdomadaire de comment est réparti mon temps.
Cela me permet ensuite d’évaluer ce qui doit être optimisé ou non pour gagner du temps sur certains aspects de mon business.
En complément, j’utilise ClickUp en version très simplifiée, notamment pour sa fonctionnalité « Documents » qui permet de créer une arborescence de pages intéressantes dans mon contenu rédactionnel. C’est ici que sont créés et stockés tous mes emails, newsletters et articles de blog.
Il m’est aussi très utile pour me créer des process et être sûre de ne rien oublier lors des tâches récurrentes.
Par exemple, puisque j’écris un article de blog tous les dimanches, ma tache « Création d’article de blog » est automatiquement programmée sur ce jour chaque semaine avec toutes les sous-tâches à valider qui en découlent.
Ainsi, je suis sûre de ne rien oublier et d’avoir une trame à suivre pour optimiser mon temps.
Connaître son chronotype pour gagner en efficacité.
Nous sommes toutes différentes, y compris dans notre manière de travailler. Certaines entrepreneuses vont être des oiseaux de nuit, tandis que d’autres vont se révéler être des machines de guerre dès l’aube (C’est moi 👋).
Il est donc important que tu puisses, toi aussi, identifier tes zones de productivité pour mieux s’organiser quand on est entrepreneure. Pour ma part, je me lève à 6h30 tous les jours et je sais que je suis plus concentrée le matin. Je vais de ce fait m’orienter vers des tâches complexes et qui me demandent plus d’efforts à ce moment-là de la journée.
À l’inverse, il m’est impossible de créer le moindre travail utile et digne de ce nom en début d’après-midi. J’en profite ainsi pour faire un break, car une tâche que je vais vouloir accomplir à ce moment-là de la journée va me prendre deux fois plus de temps et d’énergie que prévu.
L’après-midi, je suis plutôt créative. Je mets donc mon casque, ma playlist, et me lance dans la création de contenu vidéo ou visuel avec grand plaisir.
Observe-toi et essaie d’identifier le rythme qui te semble le plus adapté à ta personnalité et à ton chronotype pour pouvoir mieux t’organiser autour de celui-ci. Tu pourras ainsi te créer une journée de travail productive type à répliquer tout au long de la semaine.
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Adopter la bonne méthode de productivité.
Ce fut la grande mode de ces dernières années et beaucoup d’encre à couler sur le sujet pour mieux s’organiser quand on est entrepreneure. Voici donc les méthodes de productivité les plus populaires du moment :
La méthode Pomodoro.
La méthode Pomodoro consiste à s’organiser suivant des intervalles de temps bien définis pour alterner entre des périodes de concentration et de repos. Le rythme conseillé est le suivant :
- Travailler 25 minutes
- Faire une pause de 5 minutes
- Faire ce même cycle 4 fois
- Faire une pause plus longue de 20 à 30 minutes
Tu peux utiliser de nombreux plugins sur Google Chrome (ou applications mobiles) pour pouvoir tester la méthode Pomodoro.
Mon avis : je ne suis personnellement absolument pas fan de cette méthode, qui a plutôt tendance à me couper de mon travail qu’à favoriser ma concentration (car j’ai rarement fini une tâche en 25 minutes). Mais je sais que cette méthode a été très efficace pour d’autres entrepreneuses. Je t’invite donc à tester par toi-même pour savoir ce qui te convient le mieux.
Le Deep Work.
Popularisé par le livre de Cal Newport « Deep Work, retrouver la concentration dans un monde de distraction » cette méthode a pour concept de se fixer des plages de temps pour une tâche importante en éliminant toute distraction.
Pour lui, le fait d’instaurer une routine matinale, de temps, de lieu, en supprimant toute sollicitation extérieure, permet d’acquérir un état de flow plus intense pour décupler sa productivité.
Mon avis : j’adhère à 100% ! Je pratique le deep work tous les matins et c’est un vrai « game-changer » dans ma façon de m’organiser et de gagner en productivité.
Opter pour le « Batching ».
Le « batching » est une méthode d’organisation visant à regrouper l’accomplissement de tâches, non pas de manière chronologique, mais plutôt par leur similitude d’exécution.
Par exemple, si tu dois créer ton contenu sur Instagram, le batching t’encouragera à réaliser un mois de contenu, plutôt qu’à créer tes publications au compte-goutte jour après jour.
Le gros avantage de cette méthode est que tu es concentrée et conditionnée pour une même tâche, que tu vas donc pouvoir accomplir de manière répétée beaucoup plus facilement.
Et en conséquence gagner du temps.
Mon avis : je valide ! C’est un véritable atout, notamment en termes de marketing qui demande un travail assez répétitif. J’adore aussi le sentiment de satisfaction énorme que j’obtiens en prenant de l’avance sur un travail qui, d’habitude, fait partie de mon quotidien.
Utiliser les sons binauraux.
Les sons binauraux sont une sorte de stimulation auditive qui influencent les ondes cérébrales en présentant des fréquences de sons légèrement différentes sur chaque oreille. Ils créent ainsi ce qu’on appelle un « battement binaural » qui permet d’améliorer sa concentration, de stimuler sa créativité ou bien de rentrer en état de relaxation profonde.
Personnellement, j’utilise les sons binauraux quotidiennement via le site Brain.fm qui présente plusieurs options suivant l’état recherché : se concentrer, se relaxer ou s’endormir. (Tu peux d’ailleurs bénéficier de 20% de réduction avec le code mypzi)
Cela fonctionne très bien pour moi et me permet de me mettre dans ma bulle lors de mes séances de deep work, ou de m’endormir rapidement quand j’ai très peu de temps pour ma sieste 😉.
Fuir les distractions.
Si, comme moi, tu as l’attention d’un hamster sous kétamine, je te conseille vivement de te mettre dans ta bulle et de couper toute distraction potentielle qui pourrait t’en faire sortir.
Voici ma méthode pour éviter les distractions au travail mieux s’organiser quand on est entrepreneure:
- Je me mets en mode « Concentration » sur mon Mac de manière à n’avoir aucune notification qui pop-up sur mon écran.
- Je ferme les applications de messageries pour ne pas céder à la tentation (car je suis faible)
- Je mets mon téléphone dans mon tiroir en silencieux pour ne plus l’avoir à portée de regard.
Je ne m’autorise à vérifier mes notifications que durant mes pauses, toutes les 2 heures, sans pour autant y répondre. Juste pour m’assurer qu’une météorite ne s’est pas écrasée quelque part dans le monde et que Brad Pitt va bien.
Ok, dis comme ça, je réalise que ça fait un brin addictif, et c’est peut-être le cas.
« Bonjour, je m’appelle Mylène et je suis accro aux réseaux ».
« Bonjouuuuur Mylèèèène… »
C’est d’ailleurs ce qu’on appelle la FOMO (Fear of Missing Out), ou la peur de manquer une information. Syndrome qui nous pousse à rechercher sans cesse ce petit pic délicieux de dopamine en prenant frénétiquement nos écrans à la recherche d’une news croustillante…
Pour terminer, je dirais que nous sommes toutes différentes. À mon sens, la productivité n’est pas quelque chose d’innée. C’est une compétence qui se travaille dans le temps pour pouvoir générer des routines et automatismes utiles afin de mieux s’organiser quand on est entrepreneure.
Certaines méthodes qui vont parfaitement convenir à certaines, ne seront pas adaptées à d’autres. À toi donc de rester flexible pour trouver ton organisation parfaite grâce à ces conseils suivant, tes besoins et tes objectifs.
